- 專業代勞：記帳、財報及公司記錄均交由服務商處理。
- 董事職責：仍須按時提交單據與月結單，並審閱簽署關鍵文件。
- 合規優先：公司資料如有變動，務必先通知公司秘書再作安排。
- 靈活交收：單據可透過 WhatsApp、電郵或 Sleek 應用程式輕鬆提交。
外判會計及公司秘書後，許多創辦人以為自己可以完全「甩手」，但事實是：外判轉移的是繁瑣的執行工作，而非董事的法定責任。
將記帳、編製財務報表及備存公司記錄交由專業團隊處理，絕對是提升營運效率的明智之舉。但這並不代表你可以當「隱形董事」。在享受專業服務帶來便利的同時，你仍需按時提供單據與銀行月結單、審閱關鍵財務文件，並在公司架構或資料有變時作出決策。
閱讀本指南，你將清楚了解：
- 會計、公司秘書與董事（你）的明確責任分工
- 日常溝通渠道，以及單據與文件的交收流程
- 公司資料有變動時，必須先通知誰
- 哪些文件仍須由你親自簽署，以及外判後的最終法律責任
外判會計及公司秘書後，有甚麼改變？
最大的改變，是你無須再親自理帳或整理公司登記冊。日常帳目、財務報表及法定紀錄，將全權交由會計師與公司秘書代勞。
然而，不變的是公司的「決策權」。外判轉移的是執行工作，而非董事的法定職責。公司的重大決定、審批與簽署，仍然由董事負責；服務商的角色是高效落實你的指示，不會代你作決定。
外判後，你需要準備甚麼？ 主要是定期提交單據、銀行月結單，並及時回覆查詢。若想進一步了解具體職能範圍，請參閱「記帳與會計的分別」。
會計、公司秘書和你（董事）：各自負責甚麼？
簡單來說，會計負責帳目與財務報表，公司秘書負責法定記錄與申報，而你（董事）則負責提供資料、作出決策及簽署文件。
| 事項 | 會計 | 公司秘書 | 你（董事） |
|---|---|---|---|
| 日常記帳 | 負責處理 | — | 提供單據及銀行月結單 |
| 財務報表 | 編製 | — | 審閱及簽署 |
| 公司記錄及登記冊 | — | 備存及更新 | 適時通知變動 |
| 公司資料變更 | — | 處理法定申報 | 決定及批准 |
| 周年成員大會文件 | — | 準備文件 | 審閱及簽署 |
(註：表格中的「—」代表該事項不屬於其職責範圍)
公司秘書的具體工作是什麼？
他們主要負責維護公司的法定記錄，包括公司文件、會議紀錄、董事會決議及股東名冊，並擔任公司與政府機構（如公司註冊處）、股東及其他持份者之間的官方聯絡人。
外判會計後，日常應該怎樣與服務商溝通？
合作初期，應先釐清三點：聯絡誰、溝通渠道，及哪些事須預早通知。設有固定的專屬聯絡人，能有效避免問題在不同同事間反覆流轉，大幅減少重複交代的時間。
在 Sleek 的溝通體驗
你會獲分配專屬會計師全程跟進帳目。無論是簡單查詢還是文件交收，均可透過 WhatsApp、電郵或 Sleek 應用程式隨時聯絡。我們提供英語及廣東話服務，確保日常溝通順暢無阻。
WhatsApp 適合處理日常簡單查詢；但若涉及文件交收、金額確認或重大公司決策，強烈建議以電郵溝通，以確保留有清晰的書面紀錄備查。
日常單據與文件應如何交收？
會計師需要的是能完整還原每筆收支明細的單據與銀行月結單，而且越早提交越好。一般來說，你需要準備以下文件：
- 銀行月結單
- 上一年度的審計報告（如適用）
- 採購發票或收據
- 日常營運開支單據或收據
- 購買或出售固定資產的發票或收據
交單據無須逐張郵寄。在 Sleek，你可經電郵或 WhatsApp 傳送，或以應用程式拍下收據；轉為電子紀錄後將存於雲端，雙方可隨時查閱。
建議養成定期交單據的習慣，切忌年底才一次過整理。單據不齊或延誤，會計師便須逐項追問，拖延帳目及報表的進度。若只需基礎的日常記帳，可了解 Sleek 的記帳服務。
公司資料有變，應先通知誰？
答案是：公司秘書。
以下公司變動均屬於公司秘書的合規處理範圍，建議你在作出實際行動前，務必先與公司秘書溝通：
- 更改公司名稱：事前需與公司秘書確認更名程序及進行名稱查冊。
- 更改註冊辦事處地址：搬遷前必須通知，以便更新法定紀錄（如需地址服務，可使用 Sleek 的註冊辦事處地址方案）。
- 董事及股東變動：包括委任或辭任董事、配發或轉讓股份。
- 周年成員大會 (AGM)：所有相關法定文件均由公司秘書負責準備及發送。
每項變動均受嚴格的法定申報期限規管，這正是必須及早通知公司秘書的原因。根據香港公司註冊處的規定，常見申報表格及期限如下：
| 變動或申報事項 | 須交付表格 | 法定申報期限 |
|---|---|---|
| 委任或停任董事、公司秘書 | ND2A | 變動後 15 日內 |
| 更改註冊辦事處地址 | NR1 | 更改後 15 日內 |
| 配發股份 | NSC1 | 配發後 1 個月內 |
| 周年申報表 | NAR1 | 成立周年日後 42 日內 |
雖然 SCR 無須遞交予公司註冊處，但法例嚴格規定，公司必須將其妥善備存於註冊辦事處或香港的指定地方，以供執法人員查閱。
想了解更多關於各項變動的處理流程及收費方案？歡迎瀏覽Sleek 的公司秘書服務 頁面。
公司資料如有任何變動，請務必「先通知公司秘書，再執行變動」。此舉能讓團隊預早準備法定文件並向公司註冊處申報，確保公司紀錄時刻符合法例要求，避免逾期罰款。
外判後，哪些文件仍須由董事親自簽署？
財務報表、董事會決議及周年成員大會（AGM）文件，仍必須由董事親自審閱及簽署。請緊記：外判轉移的是行政工作，而非公司的最終決策權。
為提升營運效率，部分公司文件現已支援電子簽署，徹底省去繁瑣的紙本郵寄。Sleek 提供 Sleek Sign 電子簽署服務，讓你隨時在網上簽署、安全保存商業文件，並即時追蹤簽署狀態。
想了解哪些文件適用電子簽署及其法律效力？請參閱我們的電子簽署的法律效力指南，或直接向你的公司秘書查詢確認。
外判後，公司的法律責任仍由誰承擔？
答案很明確：仍由公司及其董事承擔。外判轉移的是繁瑣的行政工作，而非董事的法定責任。
根據香港法例，董事須確保以下事項合規，否則將面臨嚴厲處罰：
- 會計紀錄：根據《公司條例》第373條，董事須採取一切合理步驟，確保公司保存足夠的會計紀錄。違者最高可被罰款 HK$300,000。
- 業務紀錄：稅務局規定，業務紀錄必須保存最少 7 年。無合理辯解而未有遵從，最高可被罰款 HK$100,000。
- 法定申報：若逾期交付法定申報表，公司及其每名責任人（包括董事及公司秘書）均可被檢控。
選擇合資格的專業服務商，本身就是最有效的風險管理。根據《公司條例》第373(7)條，若董事能證明已合理委託一名稱職且可靠的人士負責會計紀錄，並確信對方有能力履行，便可作為免責辯護。
因此，在委聘服務商時，務必確認會計師具備相關專業資格，而公司秘書服務商亦必須持有公司註冊處發出的信託或公司服務提供者（TCSP）牌照，以確保公司合規無憂。
外判後，董事的日常流程是怎樣的？
將單據交收、月結單處理、資料變更通報及文件簽署等常規工作標準化，能大幅提升與服務團隊的合作效率。
以下是你作為董事的日常行動清單：
| 頻率 / 觸發時機 | 董事行動清單 |
|---|---|
| 每週 | 拍攝單據收據，並上載至應用程式或雲端系統。 |
| 每月 | 提交銀行月結單，並回覆會計師的帳目查詢。 |
| 資料變更時 | 涉及董事、地址或股東變動，務必先通知公司秘書。 |
| 每年 | 審閱並簽署會計師及核數師提交的財務報表與法定文件。 |
在 Sleek 外判會計與公司秘書，合作模式是怎樣的？
在 Sleek，會計與公司秘書服務由同一個專業團隊全程跟進。你的單據、公司記錄與法定變更均在同一平台上集中處理，確保數據一致且高效。
透過 Sleek，你將享有以下專屬體驗：
- 多渠道靈活溝通：透過 WhatsApp、電郵或 Sleek 應用程式隨時聯絡，並提供英語及廣東話服務，確保日常溝通順暢無阻。
- 專屬會計師跟進：獲分配專屬會計師處理帳目。我們主要使用 SleekBooks 處理帳目，部分方案亦支援 Xero，完美配合你的營運習慣。
- 公司秘書包辦合規：所有公司記錄、法定登記冊及資料變更，均由公司秘書妥善跟進，確保公司營運符合法定要求。
- Sleek Sign 電子簽署：透過 Sleek Sign 在線上安全簽署及保存商業文件，徹底告別繁瑣的紙本郵寄。
只需透過 WhatsApp 聯絡我們、簡單提交需求並確認方案，繁瑣的後續工作便交由我們處理。如有任何疑問，我們的團隊隨時為你解答。
準備好將繁瑣的會計與公司秘書工作，交給專業團隊安心託管？
常見問題：外判會計及公司秘書
外判後，銀行戶口和付款由誰處理？
仍由貴公司及董事自行處理。會計師僅根據銀行月結單記錄收支，開戶、轉帳及付款的最終決定權與資金控制權，始終在公司手上。若公司開設了新銀行戶口，請務必將相關月結單一併提供給會計師跟進。
可以只選購會計服務，或只選購公司秘書服務嗎？
可以。Sleek 的會計與公司秘書服務可獨立選購，亦可一併交由我們處理。若兩者一併委託，最大優勢在於公司記錄與帳目由同一團隊統籌跟進，你無需重複提交資料，能大幅提升溝通與合規效率。
公司秘書可以由董事兼任嗎？
可以，但唯一董事不得兼任。根據公司註冊處規定，若公司僅有一名董事，該董事不得同時擔任公司秘書。此外，若公司秘書為個人，必須通常居於香港；若為法人團體（公司），則須在香港設有註冊辦事處或營業地點。
單據提交遲延或不齊全，會有甚麼影響？
會直接導致帳目與財務報表編製延誤。會計師需花費額外時間逐項跟進查詢；若缺漏過多，更可能需要在年底集中補救，令整個審計或報稅流程變得極為趕急，甚至影響法定申報期限。養成定期（如每月）提交單據的習慣，是避免此類情況最簡單有效的方法。
