在香港召開股東周年大會 – Sleek香港
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在香港召開股東周年大會
概覽：
股東周年大會
法律規定公司必須召開股東周年大會，讓股東相聚討論財務報告、公司業績和營商策略。和身處其他司法管轄區一樣，在港企業必須按照新《公司條例》規定，在每個財政年度舉行股東大會。
股東周年大會的目的是什麼？
股東大會旨在召集所有重要持份者，一起討論：
- 公司業績
- 營商策略
- 財務報告
- 任命董事會或管理層成員
- 薪酬方案和股
如果是擔保有限公司或私人公司（而且並不附屬於上市公司），就需要在會計參照期完結後 9 個月內召開股東周年大會。其他公司則必須在會計參考期結束後 6 個月內召開股東大會。
請注意，公司必須在股東大會前提供所有關鍵文件予相關成員，包括財務報表、審計報告等。
股東周年大會是否有豁免？
某些情況下，公司不需要舉行股東周年大會。根據新的《公司條例》：
- 有一名成員的公司無須舉行股東大會。公司也可透過書面決議，或一項獲所有成員（董事和股東）通過的決議，免除舉行股東大會。
- 公司若處於不活動狀態，也獲豁免舉行股東大會。
- 如果公司已透過書面決議，解決所有須在周年大會處理的事項，就無須舉行股東大會。
- 如果不舉行周年大會，公司必須在書面決議傳閱日當日或之前，向所有成員提供原定在會上審閱的文件。
重申一次，香港的私人公司可獲豁免舉行股東周年大會。公司只要通過書面决議，或在股東大會上提案並獲所有成員通過，就可免除召開大會。通過決議後，公司無須在相關年度舉行大會。
委任代表
代表是指代替成員出席股東大會的個人，並代為投票。所有成員都有權委任代表，但擔保有限公司的成員需要公司章程載有相關規定，才可委任代表。
代表的角色和職責是什麼？
《公司條例》更新了委任代表的規定：
- 所有香港公司都有權讓成員委任他人作為代表。
- 擔保有限公司可按照公司章程，規定只有公司成員能出任代表。
- 法律允許股本公司的股東同時委任多名代表。
- 香港法律規定，任何有代表出席的會議若需要投票，都應該設有通知期。
- 法律容許成員委任和撤銷代表，並以電子方式知會成員。
- 法律規定，公司提供的代表委任書必須能讓成員指示代表，就每個議案表態。
- 公司可透過公司章程，授予代表或成員更多權利。
召開股東周年大會
現在讓我們來了解股東周年大會的流程和基本資訊。當您要在香港創業，這些資訊無比重要。
股東周年大會有哪些議程？
股東大會的流程通常包括以下內容：
歡迎致詞
- 上屆大會會議紀錄
- 主席報告
- 行政總裁報告
- 財務報告發布
- 章程修改
- 選舉和投票
- 終身會員事務
任命下一財政年度的審計師
大多數情況下，議程上沒有一般業務討論。但有時公司也會加入相關部分，鼓勵與參加會議的人員一起討論。
周年股東大會的議程通常很簡短，尤其是沒有選舉環節時。所以，公司可考慮邀請嘉賓談論較引人入勝的話題。講者應該能談論企業管治，分享市場推廣和策略規劃上的見解。
您需要注意什麼？
雖然很多人希望政府立法延長股東周年大會及發布財務報表的期限，但目前言之尚早。在修法之前，私人公司應該注意以下幾點：
- 遵守政府指示和建議：政府的指示隨時改變，足以影響企業是否會舉行周年股東大會。
- 與股東充分溝通：向股東發出通告，提醒他們需要上網查看周年大會的更新。您可考慮在網上或郵寄通知重要變更。有任何變動，應儘早公布。
- 鼓勵儘早交回委任書：請股東在大會前儘早以電子方式交回委任書，確保他們能在股東大會上投票。
- 投票表決：點選票數，確保決議反映股東意向。
- 提問：提供書面或電子方式的提問，讓股東可在大會前進行提問。這樣缺席者就有機會提出問題，並在會上獲得回答。
- 現場直播：考慮現場直播會議，讓所有股東收看並了解會議進展。
- 後備場地：公司應為大會準備後備場所，以防原有場地出現問題。
- 大會後勤：如果公司希望舉行實體股東周年大會，最好確認場地符合要求，並能按會議需求佈置。
新冠疫情下的股東周年大會
不幸的是，全球仍在對抗新冠疫情。疫情迫使企業另辟蹊徑，處理一些原本輕而易舉的工作。本來，股東大會能讓股東相聚討論各種事務，並直接與管理層互動，但現在必須改變方式。由於無法舉行大型聚會或出行，公司必須重新制定股東大會的安排。公司還需要執行防疫措施。
已發出股東大會通知的公司，應敦促股東在網站查閱最新會議安排。如果股東無法親自出席，公司應建議他們提交書面決議的委任票，方便在大會上審議。
上述問題迫在眉睫，因為包含香港在內的眾多司法管轄區都有相關規定，要求上市公司在財政年度結束後一定期限內舉行周年大會。
股東周年大會可以延期嗎？
周年股東大會設有六個月限期，不過大多數公司都會提前舉行。也有些公司希望儘量延期，但這當然要符合法律要求。
法例要求公司在期限內舉行周年大會，所以就算受防疫措施影響而需要延期，公司選擇仍然有限。
即使股東周年大會延期，問題仍然存在。公司章程通常賦予公司延後周年大會的權利。即使沒有，會議主席也可在某些情況下延後會議。
但另一方面，會議延期後，必須以實體形式舉行。在決定延期前，大會仍需滿足法定人數要求。
大會延期或休會的話，可用書面決議代替原定在會上提出的議案。公司會先草擬部分決議，例如股份配售和回購，以便在下次會議或限期前執行。
總而言之，股東周年大會可以延期。但無論以哪種方式延期，也可能會出現更多問題。
可以網上舉行股東周年大會嗎？
簡單來說，可以。
實際上，某些地區完全容許公司網上舉行股東周年大會。不過，在很多司法管轄區中，這種形式都不常見。在某些地區，網上舉行大會能否符合所有相關要求，仍充滿法律爭議。而且，在某些司法管轄區中，投票顧問和機構投資者指引也不適用於網上會議。
所以，就算公司章程容許網上舉行股東大會，公司也不太會實行，因為上述指引無法輕易更改。
可用混合方式舉行股東周年大會嗎？
要以混合方式舉行股東大會，企業要按照不同地區的法律要求，在章程加入相應條款。有此類規定的國家，包括香港，公司就可考慮舉行混合股東大會，減少實地出席的人數。不過，這需要技術服務商提供協助，將文件紀錄電子化。
Sleek 如何幫助您？
Sleek 的專業團隊可以幫您處理豁免手續、安排議程及準備文件，令您順利舉行股東大會。另外，我們簡化了會計和簿記流程，而且精於註冊和持有權相關的手續。
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總結
很明顯，股東周年大會無可取代，因為它讓管理層及行政人員齊聚一堂，討論業務營運上的各式問題，還容許成員親自與掌舵的高層人員接觸交流。
雖然疫情爆發令股東大會難以舉行，但遵守當地法規準時召開大會，仍是極為重要的法律責任。所以，謹慎考慮所有因素，包括公司情況和您的健康，然後安排大會吧。
