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創業新手常犯的六大會計錯誤 | 避免受處罰和賠款

預計閱讀時間:5分鐘

對創業新手而言,營運業務每步都充滿挑戰,在一方面全力提升業績同時,亦精打細算想控制成本,例如選擇自行處理公司的會計工作以減省營運支出,惟此舉卻可能得不償失,因為沒有足夠專業知識,新手老闆未必能妥善處理出入帳及稅務等會計紀錄,甚至犯下最少六大會計錯誤,如過於專注營運忽略定時作簿記、把個人交易與公司交易混合、未有使用會計軟件等。使用外判專業會計服務,新手老闆們再沒有後顧之憂,更可從專業會計人員提供的財務報告中,了解公司財務健康狀況改善營運,實行一舉兩得。

企業家走上創業之路,縱萬事開頭難,但他們均願意迎接挑戰,因而會嘗試自己處理會計工作,節省資金。隨著公司業務發展,中小型企業在會計方面的需求會變得更困難、複雜,即使是中小型企業,也需要專業會計師協助追蹤收入、支出、稅收和供應商付款,並避免處理財務狀況時因犯錯而受處罰和賠款。

新手老闆們經常犯下的六大會計錯誤,包括以下幾方面:

1) 過於專注於營運,忽略定時作簿記

作為企業老闆,需要同時兼顧多樣責任,惟定時更新公司的帳目卻可能排在待辦事項列表的最尾,然而,你絕對應該設置定期時間表,以在帳目中加進最近的收入和支出紀錄,當然如果能每天更新就更為理想,而每週更新亦比不作更新好。

事實上,把跟業務相關的一切帳目作清晰記錄,是構成有效會計工作的重要一環,當中更應把小額交易和大額付款等作分類紀錄,從而確保帳戶紀錄準確無誤。不論任何規模的公司,認真對待會計工作可一致地評估公司的整體營運狀況是否健康,令作為老闆的你,可在不同時期都能準確掌握業務的表現。所以,一個認真的簿記和會計系統,可成為確保企業財務安全的關鍵因素。

2) 公私不分把個人交易與公司交易混合

中小企業很容易把屬於公司的交易與股東私人交易混合的情況,然而如果把它們混合,便很難追蹤有關費用,令帳目不清,加上如果沒有開設獨立賬戶,還可能錯過稅務扣減等,而個人和企業財務狀況參差不齊,亦對借貸帶來負面會影響。所以,你必須把商務和個人在信用卡及銀行賬戶等分開,以簡化追蹤紀錄公司利潤、開支、損失和稅務等相關項目之過程。

3) 未有對開支及成本,特別是小額帳目詳細紀錄

企業在營運時必須記錄每筆交易,以便準確記錄支出,舉例說,零售商應紀錄他們所有的現金交易及小額支付項目,包括貨運支出等,隨著公司業務發展,交易數量增加,小數怕長計,能完善記錄這些小額交易,將使老闆更易管理自己公司的賬目。

4) 錯把公司現金流視作盈利

新手老闆投資經營公司,必然想確保支出不超過收入,否則便可能導致債務出現,但如果錯誤地把現金流視作盈利,便可能導致你錯判業務情況。

事實上,當公司開發產品時,掌握開發上的開支和產品可帶來的收益非常重要,如果有關收益只是紙上談兵,實際並沒有帶來盈利,那也可能是錯誤地把開銷費用與收益錯誤計算。而專業的會計師,既可助你監控利潤、支出和營運上之損失,更可令老闆了解自己的業務狀況。在開始擴張業務前,更需要仔細審核公司的財務計劃,以確保企業能在合理時間內賺取投資回報。

5) 未有使用會計軟件,以至未有把資料跟收據備份

假如存儲財務資料的設備遺失、被黑客入侵、被盜取,又或電腦或伺服器損壞,而公司的相關財務數據或資料又沒有進行備份,要重整簿記和會計紀錄肯定成為一個艱鉅過程,而如果沒有正確記錄業務所有交易,報稅時更會成為一場噩夢,故此新手老闆應考慮採取預防措施,例如利用雲會計服務提供的解決方案,既處理相關工作,更滿足備份需要。

6) 過度依賴會計軟件

如果不使用會計軟件,可能對業務帶來嚴重影響,如無法正確追蹤公司的收支情況,亦難以就資金投資方向做出明智決定,而使用雲會計軟件可以幫助老闆避免出錯、簡化工作流程並更輕鬆處理財務。不過,雖然有很多優秀工具和軟件能令會計工作變得容易並節省時間,但卻未能就帳目及財務情況提供深入分析、見解和預測,仍然不能完全取代訓練有素的會計師,所以如過度依賴會計軟件,便可能因此錯過改進業務和營運的機會,你或仍有需要聘用專業的會計師來提供服務。

總結:由Sleek支援你的業務

創業路上獲得有力支援,隨時事半功倍,更能避免因營運上的錯誤而因小失大,Sleek可提供全面的會計後勤支援服務,簡化會計與簿記工作,令新手老闆把心思放在更重要的業務決策上。如大家對會計事宜上有任何疑難,歡迎與我們Sleek團隊聯繫,我們的會計專員樂意為你提供免費諮詢和分析。

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