數碼化業務流程的五大原因 | 助企業發揮最大潛力
預計閱讀時間：4分鐘
所謂的業務數碼化（Digitalization），是指把離線業務流程，轉換成在線業務流程的過程，當中可涵蓋的層面，包括通信、數據（文件）儲存、業務計劃及會議等。這些轉型可透過互聯網及網絡，以及一些技術工具，能把傳統的辦公室轉變為虛擬工作空間而達成。商業運作過程中，基本上任何一字一句，都需要以紙本方式保存作商業文件，但現時這些文件就能夠以數碼化方式處理，並利用電腦系統輕鬆管理。
那麼企業是如何從業務流程數碼化中得益？通過數碼化業務流程，又能夠獲得什麼具體的改變？簡單而言，數碼化業務流程，可有助於降低成本並節省時間、簡化業務運營、增強安全性、開創新的市場機會，以及提高公司面向客戶的效率等。
1. 數碼化降低成本並節省時間
由於業務本身需要透過聘用內部人手運作，這些人手涉及薪酬福利開支，另一方面，讓人員工作的辦公空間，也涉及租金支出等相關成本，但當企業把業務流程數碼化，就不必再聘用內部人手，例如藉信譽良好的會計公司提供的服務處理業務上的財務工作，就算營銷層面需要實體人員的幫助，也可經自由工作者的參與來制定出成功的營銷策略，因而達到降低成本的效果，這是一個簡單易明的概念。
此外，如此運作業務更能節省時間，因為公司如仍然依賴紙本件檔案，每年還需要花費大量人力時間以維護、定位及更新這些文檔，但數碼化後不僅免除了額外的員工及對紙張之需要，還能最大化地發揮公司的潛力。事實上，以電子方式進行記錄，能把文檔因轉移而產生的運輸成本減至最少，甚至是完全減除，亦同時減少檢索相關文件所需要花費的時間，節省的大量資源和時間，因而可被分配予更重要的任務以增進業務發展。
2. 簡化的業務運營
隨著業務運營作數碼數型，流程可變得精簡，例如所有跟營運相關的文件資料，包括會計檔案、業務報告、計劃、協議及合同等，都可作線上轉移。業務數碼化將顯著提高速度和效率，特別當業務流程是由專門針對公司業務而構建的系統。而最重要還是，把業務數碼化允許企業把以筆和紙為模式過渡到雲端系統，有關過渡亦對業務及環境帶來好處。由於業務的精簡，企業可以更好地評估整個生產流程，而且可以準確地分析每個步驟以鑑別出問題、不協調和障礙出來。透過把文件數碼化以及消除空間和時間的障礙，繼而衍生出資源優化使用及對生產流程的精簡。
而且，企業亦開始意識到信息治理（IG）的重要性。信息治理是一種計劃策略，用於處理組織和使用所有涉及業務運營資訊的文檔。當一個結構良好的 IG策略可以推行時，管理及處理無論是離線還是在線的業務組成部分將變得更具效率。此外，如此政策還可讓企業內不同部門及服務點的員工，都能夠接觸到這些共享資訊。
不少成功的企業在開始使用Sleek的服務（例如會計 和 秘書服務.
3. 增強安全性
當企業把業務數碼化後，可按不同員工的需要，設置工作流程和個人權限，藉此維護文件資料的機密性，從而確保資訊安全。事實上，所有數碼文檔都是可作追蹤，也意味管理人員能作出完全控制。另一方面，紙本文檔則可被任何人接觸，如辦公室遭受破壞，他人便可以獲取得營運及業務的紙本檔案，並可能導致寶貴的數據資料損失。
然而，不少企業都會擔心，數碼化文檔會出現相同情況，其中一個最常見的問題，就是「如果被黑客非法入侵公司的系統，將會發生什麼事情？」不過，如此情況幾乎從來沒有發生過，因為每個系統用戶，都可以獨立地設定跟管理他們所擁有的數據資料訪問權限，從功能上意味員工只能訪問屬於他們在履行職務時所需要的數據資料，而假如不幸地遭受網絡攻擊，犯罪分子可以接觸的資料也將受到高度限制。
最後，由於紙本的性質，以紙張格式儲存的信息為可降解消失，但把文檔成像，便可確保業務文檔和儲存，相關數據既安全又可靠，因為數碼資料不會像紙本一樣解體。當擁有所有有效的數碼合同，就可以像跟客戶和員工簽訂的紙本合同一樣，而我們的SleekSign數碼簽署服務，更是這個領域內獲證明成功的一項出色服務。
4. 數碼化打開新市場機會
把業務數碼化，可以因此能進入新市場。在科技堀起之先，業務內化的其中一個問題是距離，而現時所有企業，都需要擁有一個理想的數碼通信策略，以及可正確進入新市場的物流方式。開拓新市場絕對值得企業作出嘗試，事實上，所有的市場和行業，都對顛覆性的策畸開放，而數碼科技可以徹底改變人們看待產品或服務的方式，令其他企業和公司在有關行業所提供的產品顯得過時。
另一重要提示，是我們需要密切關注競爭對手，永不要僅因自己是當下是一家更大的公司，就讓自己忽視新興勢力。為在競爭中保持領先位置，更應嘗試了解他人在做甚麼，以及如何做到。如果 爭對手正著力擴張，並且開始在另一市場提供服務，就應嘗試找出此舉背後的原因。如果自己的企業也嘗試同樣擴張時，或也也可從中獲利。
5. 提高公司面向客戶的效率
數碼化可根據公司的業務性質，顯著提高公司在處理客戶查詢、物流問題及銷售等方面的回應時間。回應客戶的能力及表現，可直接影響企業的營運效率和盈利能力。當越來越多的公司從公司業務中，獲取得及時且有用的回應，就會對業務產生積極影響。然而，在某些情況下，即使數碼化業務進展順利，企業仍在營運業務過程中，必須保留紙本副本，例如為要確保業務符合一些相應的法規對保留記錄的要求，故此需要向政府部門確認，有哪些記錄是需要以紙本形式保留，又有哪些記錄可在完成數碼化後便銷毀。
必須指出，如果想最大程度發揮業務潛力，就必須利用新技術。而數碼化本身並不是目標，而只是改善業務管理和提高所有流程效率的一種方式。隨著時代不斷變化，如果希望業務保持盈利，數碼化不再是選擇而是必需。當市場在不斷發展，消費者亦同樣在不斷轉變，故此要盡最大努力在意識他們發生變化前，同時調整業務性質及偏好，以更好迎合及適應客戶。
Sleek能協助企業實現數碼化，我們公司為站在商業數碼化工作的最線而引以為傲，並全面使用數碼化方式，成功跟大量客戶建立良好的合作關係。請立即跟我們的銷售團隊聯絡，以開展把企業流程數碼化的第一步！
